Polisi Preifatrwydd

Mewn Canolfannau Cynghori rydym yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn helpu i ddatrys eich problemau, gwella ein gwasanaethau ac ymdrin â materion ehangach yn y gymdeithas sy’n effeithio ar fywydau pobl.

Rydym yn gofyn yn unig am y wybodaeth yr ydym ei hangen. Rydym bob amser yn gadael i chi benderfynu beth yr ydych chi yn gyfforddus i ddweud wrthym ni, rydym yn egluro pam yr ydym ei hangen ac rydym yn ei thrin yn gyfrinachol.

Pan rydym yn cofnodi a defnyddio eich gwybodaeth bersonol, rydym yn:

cael mynediad ati yn unig pan mae gennym reswm da
ei rhannu yn unig pan mae’n angenrheidiol ac yn berthnasol
peidio â’i gwerthu i unrhyw un

Ar adegau, efallai y gwnawn ddefnyddio neu rannu eich gwybodaeth heb eich caniatâd chi. Os ydym yn gwneud hyn, byddwn bob amser yn sicrhau bod sail gyfreithiol dros wneud hynny. Gallai hyn gynnwys sefyllfaoedd lle mae’n rhaid inni ddefnyddio neu rannu eich gwybodaeth:

er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith – er enghraifft, os yw llys yn rhoi gorchymyn inni rannu gwybodaeth. Gelwir hyn yn ‘rwymedigaeth gyfreithiol’
er mwyn gwarchod bywyd rhywun – er enghraifft, rhannu gwybodaeth gyda pharafeddyg os yw cleient yn anhwylus yn ein swyddfa. Gelwir hyn yn ‘fuddiannau allweddol i fywyd’
er mwyn ymgymryd â’n nodau a’n hamcanion dilys fel elusen – er enghraifft, creu ystadegau ar gyfer ein hymchwil cenedlaethol. Gelwir hyn yn ‘fuddiannau dilys’
er mwyn inni ymgymryd â thasg lle’r ydym yn cwrdd â nodau corff cyhoeddus er budd y cyhoedd – er enghraifft, cyflawni gwasanaeth llywodraeth neu awdurdod lleol. Gelwir hyn yn ‘dasg gyhoeddus’
er mwyn ymgymryd â chontract sydd gennym gyda chi – er enghraifft, os ydych chi’n weithiwr efallai y byddwn ni angen storio eich manylion banc fel y gallwn ni eich talu. Gelwir hwn yn ‘gontract’
er mwyn amddiffyn ein hawliau cyfreithiol – er enghraifft, rhannu gwybodaeth gyda’n cynghorwyr cyfreithiol os bu cwyn ein bod wedi rhoi’r cyngor anghywir

Rydym yn ymdrin ac yn storio eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r gyfraith – gan gynnwys y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018.

Gallwch chi wirio prif bolisi ein Canolfannau Cynghori ar gyfer sut yr ydym yn ymdrin â rhan fwyaf o’ch gwybodaeth bersonol.

Mae’r dudalen hon yn ymdrin â sut yr ydym ni, fel eich elusen leol, yn ymdrin â’ch gwybodaeth yn lleol yn ein swyddfeydd.

Sut mae Canolfan Cynghori Ynys Môn yn casglu eich data

Pan rydych yn derbyn cyngor gan gynghorydd – ein polisi preifatrwydd

Byddwn yn cael eich caniatâd drwy ofyn i chi un ai:

arwyddo ffurflen ganiatâd
rhoi caniatâd dros y ffôn – os ydych chi’n ffonio ein Llinell Gyngor

Cyn inni ofyn am eich caniatâd, byddwn bob amser yn egluro sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth.

Os ydych chi wedi cael eich atgyfeirio atom ni gan elusen/sefydliad cyngor arall, byddan nhw yn anfon eich gwybodaeth atom drwy ddefnyddio ffurflen atgyfeirio. Byddan nhw’n cael eich caniatâd cyn anfon eich gwybodaeth atom.

Beth mae Canolfan Cynghori Ynys Môn yn gofyn amdano

Er mwyn darganfod pa wybodaeth yr ydym yn gofyn amdani, gweler ein Polisi Preifatrwydd Cenedlaethol ar gyfer Canolfannau Cynghori drwy ddefnyddio’r ddolen ganlynol: https://www.citizensadvice.org.uk/about-us/citizens-advice-privacy-policy/your-information/

Sut mae Canolfan Cynghori Ynys Môn yn defnyddio eich gwybodaeth

Er mwyn darganfod sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth, gweler ein Polisi Preifatrwydd Cenedlaethol ar gyfer Canolfannau Cynghori drwy ddefnyddio’r ddolen ganlynol: https://www.citizensadvice.org.uk/about-us/citizens-advice-privacy-policy/your-information/

Gweithio ar eich rhan

Pan rydych chi’n rhoi awdurdod inni weithredu ar eich rhan, er enghraifft, er mwyn eich helpu chi gyda hawliad am Gredyd Cynhwysol, byddwn angen rhannu gwybodaeth â’r trydydd parti hwnnw.

Sut mae Canolfan Cynghori Ynys Môn yn storio eich gwybodaeth

Mae CC Ynys Môn yn storio eich data ar ein gweinydd lleol ein hunain, sy’n cael ei gadw mewn cwpwrdd dan glo. Mae’r data yn cael ei roi mewn storfa wrth gefn mewn lleoliad cwmwl yn y DU, drwy ddefnyddio amgryptiad AES 256 ac allwedd sy’n hysbys i reolwyr a chefnogaeth TG yn unig.

Sut mae Canolfan Cynghori Ynys Môn yn rhannu eich gwybodaeth

Os ydych chi’n gofyn inni weithredu ar eich rhan, efallai y byddwn angen rhannu rhywfaint o’ch gwybodaeth gyda sefydliadau eraill – byddwn ni bob amser yn dweud wrthych chi pan rydym yn gwneud hyn. Er enghraifft, os ydym yn cysylltu â’ch credydwyr ynglŷn â’ch dyledion, byddwn angen efallai rhannu eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion ariannol gyda nhw.

Gyda’ch caniatâd chi, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau eraill er mwyn helpu i ddatrys eich problem neu er mwyn monitro ansawdd ein gwasanaethau. Mae’n rhaid i sefydliadau yr ydym yn rhannu eich data gyda nhw storio a defnyddio eich data yn unol â chyfraith diogelu data. Os ydym ni yn eich atgyfeirio i sefydliad arall i gael mwy o gyngor, efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth ynglŷn â’ch problem gyda nhw, fel y gallan nhw eich helpu chi yn gynt.

Cysylltu â Chanolfan Gynghori Ynys Môn ynglŷn â’ch gwybodaeth

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau ynglŷn â sut mae eich gwybodaeth yn cael ei chasglu neu’i defnyddio, gallwch chi gysylltu â’n swyddfa.

Ffôn:
01407 762278, Oriau swyddfa – Dydd Llun i Ddydd Iau 9am – 5pm
01248 722652, Oriau swyddfa – Dydd Gwener 9am – 4pm

E-bost:
GDPR@ynysmoncitizensadvice.org.uk

Gallwch chi gysylltu â ni er mwyn:

darganfod pa wybodaeth bersonol sydd gennym ni amdanoch chi
cywiro eich gwybodaeth os yw’n anghywir, yn hen neu’n anghyflawn
gofyn inni ddileu eich gwybodaeth
gofyn inni gyfyngu ar yr hyn yr ydym yn ei wneud gyda’ch data – er enghraifft, gofyn inni beidio â’i rannu os nad ydych chi wedi gofyn eisoes inni wneud hynny
gofyn inni roi copi o’r data sydd gennym amdanoch chi mewn fformat y gallwch chi ei drosglwyddo i wasanaeth arall
gofyn inni beidio â defnyddio eich gwybodaeth

Pwy sy’n gyfrifol am ofalu am eich gwybodaeth bersonol?

Mae elusen genedlaethol y Canolfannau Cynghori a’ch Canolfan Cynghori lleol yn gweithredu system o’r enw Casebook er mwyn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel. Mae hyn yn golygu eu bod yn ‘rheolydd data ar y cyd’ ar gyfer eich gwybodaeth bersonol chi sy’n cael ei storio ar ein system Casebook.

Elusen annibynnol ac aelod o elusen genedlaethol y Canolfannau Cynghori yw pob Canolfan Gynghori. Mae cytundeb aelodaeth y Canolfannau Cynghori yn gofyn bod y defnydd o’ch gwybodaeth yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data.

Gallwch chi ddarganfod mwy ynglŷn â’ch hawliau data ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth.