Help i Hawlio - ein polisi preifatrwydd

Pan fyddwch yn defnyddio'r gwasanaeth Help i Hawlio, byddwn ond yn gofyn am wybodaeth bersonol amdanoch a'i phrosesu er mwyn darparu cymorth i chi. 

Rydym yn cael gwybodaeth amdanoch:

• pan fyddwch yn dod i mewn i'n canolfan yn gofyn am gymorth

• drwy siarad â chi dros y ffôn neu drwy we-sgwrs

• pan fyddwch chi'n gadael neges yn gofyn i ni eich ffonio'n ôl

Weithiau, mae'n bosibl y bydd y Ganolfan Waith yn rhannu rhywfaint o wybodaeth amdanoch gyda ni. Bydd yn gwneud hyn fel arfer pan fydd angen ein helpu gyda’ch cais.

Rydym yn casglu ac yn prosesu eich gwybodaeth bersonol trwy ddefnyddio sail gyfreithlon a elwir yn 'fuddiant dilys’. Mae hyn yn golygu bod modd i ni gyflawni ein nodau a'n hamcanion fel sefydliad wrth ddarparu cymorth i chi.

Y wybodaeth y mae'r Adran Gwaith a Phensiynau yn ei hanfon atom 

Os cawsoch eich atgyfeirio at y gwasanaeth Help i Hawlio gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP), bydd yn rhannu'r wybodaeth ganlynol amdanoch â ni:

• eich enw cyntaf a'ch cyfenw

• eich cod post

• eich rhif ffôn symudol a'ch rhif ffôn cartref

• eich cyfeiriad e-bost os oes gennych un 

• sut rydych am i ni gysylltu â chi - bydd eich Cyngor ar Bopeth lleol bob amser yn cysylltu â chi drwy'r dull o'ch dewis

Caniateir i'r Adran Gwaith a Phensiynau rannu rhywfaint o wybodaeth bersonol gyda ni oherwydd ei bod yn un o adrannau'r llywodraeth. Y sail gyfreithiol ar gyfer hyn yw 'tasg gyhoeddus'. 

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Wrth roi cymorth i chi, mae'n bosibl y byddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth gennych a'i phrosesu. Os nad ydych am roi'r wybodaeth hon i ni, nid oes rhaid i chi wneud hynny. Er enghraifft, os ydych eisiau aros yn ddienw, byddwn ond yn cofnodi gwybodaeth am eich problem ac yn sicrhau nad oes modd eich adnabod.

Byddwn yn gofyn am eich caniatâd bob amser cyn storio gwybodaeth am y canlynol:

• tarddiad ethnig

• crefydd

• cyflyrau iechyd

• cyfeiriadedd rhywiol

• aelodaeth o undeb llafur

Gelwir y math hwn o wybodaeth yn 'ddata categori arbennig’. Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Rhowch wybod i ni pa wybodaeth bersonol nad ydych am i ni ei storio a byddwn yn ei dileu. 

Mae'n bosibl y bydd angen i ni gofnodi data categori arbennig am aelodau o'ch cartref. Rydym yn gwneud hyn er mwyn ein helpu i roi cyngor cywir i chi. Byddwn bob amser yn ceisio cael caniatâd gan yr unigolyn yn eich cartref i storio ei ddata. 

Weithiau, mae'n bosibl na fydd yn briodol i ni gysylltu â'r unigolyn hwn, er enghraifft oherwydd galluedd meddyliol neu salwch difrifol. Yn yr achos hwn, byddwn yn defnyddio'r ddarpariaeth 'Cwnsela' yn y Ddeddf Diogelu Data fel ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data'r unigolyn.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Y prif reswm rydym yn gofyn am eich gwybodaeth yw rhoi cymorth i chi hawlio Credyd Cynhwysol. Byddwn yn ond yn defnyddio eich gwybodaeth am resymau eraill os oes angen i ni wneud hynny - er enghraifft:

• i hyfforddi ein staff 

• i ymchwilio i gwynion

• i gael adborth gennych am ein gwasanaethau

• i'n helpu i wella ein gwasanaethau

• i werthuso ein gwasanaeth

• deall y math o broblemau sy'n wynebu pobl wrth geisio hawlio Credyd Cynhwysol 

Os oes angen i’r Adran Gwaith a Phensiynau gynnal archwiliad o swyddfa leol, byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn rhannu unrhyw wybodaeth bersonol â nhw.

Byddwn bob amser yn pwyso a mesur ein buddiant yn erbyn eich hawliau a'ch rhyddid wrth ddefnyddio eich data personol. 

Rhannu eich gwybodaeth

Weithiau rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â sefydliadau eraill. Er enghraifft, pan fydd angen mwy o gymorth a chyngor arnoch ar gyfer materion fel dyled neu dai. Ni fyddwn yn gwneud hyn heb eich caniatâd.

Mewn achosion prin, mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth heb eich caniatâd. Er enghraifft, os oes gennym bryderon am eich lles neu lesiant rhywun arall.

Os ydych wedi rhoi caniatâd i ni, mae'n bosibl y byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am adborth ar ein gwasanaeth. Hefyd, gallem ofyn i gwmni ymchwil rydym yn ymddiried ynddo i wneud y gwaith hwn.

Os ydym yn defnyddio cwmni ymchwil allanol, byddwn ond yn datgelu'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen i wneud y gwaith ymchwil. Bydd gennym gontract gyda'r cwmni i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw'n ddiogel a'i bod yn cael ei gwarchod.

Ni fyddwn byth yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill at eu dibenion marchnata.

Os cewch gyngor wyneb yn wyneb (yn bersonol)

Mae’n bosibl y bydd Profi ac Olrhain y GIG neu sefydliadau iechyd cyhoeddus lleol yn gofyn i ni rannu eich enw, manylion cyswllt a dyddiad eich ymweliad. Mae hyn i helpu i olrhain achosion o coronafirws.

Mae gennym ‘fudd cyfreithlon’ i rannu’r wybodaeth hon o dan gyfraith diogelu data – mae’n ein helpu i’ch cadw chi a’r cyhoedd yn ddiogel.

Ni fyddwn yn:

• rhannu gwybodaeth am y rheswm dros eich ymweliad

• rhannu eich manylion cyswllt ag unrhyw un heblaw Profi ac Olrhain neu sefydliad iechyd cyhoeddus lleol

Yn wahanol i’r rhan fwyaf o sefyllfaoedd, ni fyddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn i ni rannu eich manylion cyswllt. Os nad ydych am i ni rannu'r wybodaeth hon gallwch ddweud wrth eich swyddfa leol eich bod am optio allan. Os nad ydych am roi eich manylion cyswllt o gwbl i ni, byddwn yn dal i allu rhoi cyngor i chi.

Mae’n bosibl y bydd Profi ac Olrhain y GIG yn cysylltu â chi os ymweloch ar yr un pryd â rhywun a brofodd yn bositif am y coronafeirws. Gallwch chi:

• Dysgu mwy am Brofi ac Olrhain yng Nghymru ar wefan Llywodraeth Cymru

• Dysgu fwy am Brofi ac Olrhain yn Lloegr ar GOV.UK

Os oes gennych chi ap Profi ac Olrhain y GIG ar eich ffôn gallwch ‘mewngofnodi' i'n rhai o’n swyddfeydd Cyngor ar Bopeth lleol. Gallwch barhau i gael cyngor hyd yn oed os nad ydych yn mewngofnodi ar yr ap. Gallwch chi:

• Darganfod sut y bydd ap Profi ac Olrhain y GIG yn defnyddio eich gwybodaeth ar GOV.UK

• lawrlwythwch ap Profi ac Olrhain y GIG o NHS.UK
  

Storio eich gwybodaeth

Rydym yn storio eich gwybodaeth yn ddiogel yn ein systemau mewnol. 

Mae'r holl wirfoddolwyr a staff sydd â mynediad at eich data wedi cael hyfforddiant diogelu data. Mae hyn yn sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei thrin yn sensitif ac yn ddiogel.

Pan fyddwn yn eich ffonio, byddwn yn recordio'r alwad ffôn er mwyn helpu i hyfforddi ein staff a chadarnhau ein bod yn rhoi cyngor da. Weithiau mae’n bosibl y bydd angen i ni ffonio Llinell Gymorth yr Adran Gwaith a Phensiynau er mwyn iddyn nhw allu’ch helpu gyda’ch cais. Byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd i wneud hyn yn gyntaf.

Mae ein holl galwadau ffôn yn cael eu recordio a'u storio'n ddiogel gan ein partner dibynadwy, KCOM. Mae recordiadau'n cael eu cadw am 6 mis cyn cael eu dileu.

Byddwn ond yn cadw eich gwybodaeth am y cyfnod gofynnol. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y cyfnod hwn yn dod i ben 6 blynedd ar ôl i chi ddefnyddio ein gwasanaeth.

Mae ein systemau rheoli achosion yn cael eu cynnal yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd a'r DU.

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i holi am y canlynol:

• pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym

• os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion

• os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion neu i dynnu eich caniatâd yn ôl

• i roi'r gorau i ddefnyddio'ch gwybodaeth

Anfonwch neges i ni: helptoclaim@citizensadvice.org.uk

Gallwch ddarllen mwy am sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth.

Os ydych chi eisiau cwyno

Os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi ymdrin â'ch data, gallwch wneud cwyn ar ein gwefan. 

Hefyd, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i fynegi pryder am sut rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth.