Gwneud cais am swydd neu gais i fod yn wirfoddolwr y Gwasanaeth Tystion - ein polisi preifatrwydd

Mae'r dudalen hon ond yn berthnasol i bobl sy'n gwneud cais i weithio i'r canlynol:

Y Gwasanaeth Cyngor ar Bopeth Cenedlaethol - nid yw hyn yn cynnwys y rhwydwaith Cyngor ar Bopeth lleol
Gwasanaeth Tystion Cyngor ar Bopeth

Os ydych yn gwneud cais i weithio neu wirfoddoli mewn Cyngor ar Bopeth lleol, bydd ganddo ei bolisi ei hun yn ymwneud â sut mae'n casglu, yn defnyddio ac yn storio eich gwybodaeth. Cysylltwch â'ch Cyngor ar Bopeth lleol a gofynnwch am gael gweld ei bolisi - neu edrychwch ar ei wefan.

Pan fyddwch yn gwneud cais, rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol drwy eich ffurflen gais, cyfweliad neu eirdaon er mwyn gallu prosesu eich cais. Mae gennym ni ‘fudd cyfreithlon’ i wneud hyn o dan gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu ei fod yn ein galluogi i gyflawni ein nodau a'n amcanion fel sefydliad. Mae angen i ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol i recriwtio pobl a gwneud yn siŵr bod ein prosesau recriwtio yn gynhwysol.

Os ydych wedi ymgeisio am swydd yn gweithio i Cyngor ar Bopeth yn genedlaethol, rydym yn casglu eich manylion drwy system recriwtio ar-lein trydydd parti a elwir yn Jobtrain. Jobtrain yw’r ‘prosesydd data’ ond Cyngor ar Bopeth sy’n gyfrifol am gadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel a gwneud yn siŵr ein bod yn dilyn y gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu mai ni yw’r ‘rheolwr data’ ar gyfer eich gwybodaeth bersonol. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am sut rydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar hysbysiad preifatrwydd Jobtrain Cyngor ar Bopeth.

Os cynigir swydd i chi, gallem ofyn i chi gwblhau ffurflen y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd fel rhan o wiriadau cefndir gorfodol os yw hynny'n berthnasol. Mae ffurflen y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn gofyn am rywfaint o wybodaeth bersonol fel rhan o'r broses gwirio cefndir. Mae Cyngor ar Bopeth a'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn storio ac yn prosesu'r ffurflenni hyn mewn ffordd ddiogel a chyfrinachol. Gallwch ddarllen mwy am wiriadau a phrosesau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar wefan GOV.UK.

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Byddwn yn casglu manylion personol fel eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost, hanes swyddi a phrofiad blaenorol, cymwysterau, ac unrhyw anghenion cymorth sydd gennych.

Hefyd, byddwn yn gofyn am wybodaeth am amrywiaeth fel eich rhywedd, ethnigrwydd a chyfeiriadedd rhywiol. Nid oes rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth hon i ni.

Mae'n bosibl y byddwn yn casglu gwybodaeth arall gan ddibynnu ar a ydych wedi gwneud cais am swydd fel aelod o staff neu wirfoddolwr.

Rydych wedi gwneud cais am swydd fel aelod o staff

Os ydym yn cynnig swydd i chi, byddwn yn gofyn am y canlynol:

geirda ar gyfer eich gwaith blaenorol a'ch gwaith presennol
prawf o'ch hawl i weithio yn y DU, fel pasbort neu fisa dilys ar gyfer y DU
eich rhif yswiriant gwladol a chopi o'ch P45
eich manylion banc, er mwyn gallu eich tal
manylion am eich benthyciad myfyriwr os ydych chi’n talu un yn ôl

Ar adegau prin, mae'n bosibl y byddwn yn cysylltu â'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd er mwyn gwirio'r cofnodion troseddol. Ar ôl i'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd gwblhau'ch gwiriad ac anfon eich tystysgrif atoch, byddem yn disgwyl i chi rannu'r wybodaeth hon â ni fel rhan o'r broses gwirio cefndir.

Byddai'r wybodaeth hon yn cynnwys eich enw, eich dyddiad geni, eich lleoliad geni, eich rhywedd, y swydd rydych wedi gwneud cais amdani ac unrhyw wybodaeth arall a ddatgelwyd yn eich gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Rydych wedi gwneud cais i fod yn wirfoddolwr y Gwasanaeth Tystion

Os ydym yn cynnig swydd wirfoddoli i chi, byddwn yn gofyn i'ch canolwyr am eich gwaith a'ch profiad blaenorol a phresennol.

Mae'n bosibl y byddwn yn gofyn i'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd am wiriad cofnod troseddol, os yw hynny'n berthnasol. Ar ôl i'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd gwblhau'ch gwiriad ac anfon eich tystysgrif atoch, byddem yn disgwyl i chi rannu'r wybodaeth hon â ni fel rhan o'r broses gwirio cefndir.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Y prif resymau y byddwn yn gofyn am eich gwybodaeth bersonol yw:

anfon hysbysebion swydd atoch os byddwch yn cofrestru ar eu cyfer
gwiriwch fod gennych y sgiliau cywir ar gyfer rôl pan fyddwch yn gwneud cais
trefnu cyfweliad
cysylltu â chi i ddweud wrthych beth yw canlyniad eich cais
gwnewch wiriadau pan fyddwn yn gwneud cynnig, er enghraifft cysylltu â'ch geirdaon neu wirio'ch hawl i weithio yn y DU
anfon llythyr cynnig neu gontract atoch

Dim ond os bydd angen inni wneud hynny y byddwn yn cyrchu’ch gwybodaeth ac mae gennym fudd cyfreithlon i wneud hyn o dan gyfraith diogelu data, er enghraifft:

ymchwilio i gwynion
anfon copïau o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch os byddwch yn gwneud - cais 'gwrthrych am wybodaeth’ – cewch ragor o wybodaeth am geisiadau gwrthrych am wybodaeth ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
cael adborth gennych chi am ein gwasanaethau
ein helpu i wella ein gwasanaethau

Byddwn yn trin unrhyw wybodaeth amrywiaeth y byddwch yn ei rhoi i ni yn gwbl gyfrinachol. Byddwn yn gwneud y wybodaeth hon yn ddienw ac yn ei defnyddio dim ond i edrych ar dueddiadau. Mae hyn yn golygu na fyddwn yn edrych ar eich gwybodaeth yn unigol nac yn ei chymharu â phobl eraill ac ni fyddwn yn ei defnyddio fel rhan o’r broses recriwtio.

Rydym yn cynnal cynllun gwarantu cyfweliad i bobl ag anableddau. Bydd y rheolwr cyflogi a'r tîm recriwtio yn gweld ar eich cais os gwnaethoch gais gan ddefnyddio'r cynllun hwn. Byddant yn trin y wybodaeth hon yn gwbl gyfrinachol ac ni fyddant yn gallu gweld gweddill eich gwybodaeth amrywiaeth.

Rhannu eich gwybodaeth

Os byddwch yn derbyn y cynnig i weithio i ni, byddwn yn:

cael eich caniatâd i rannu eich gwybodaeth gyda'ch geirda
rhannu eich gwybodaeth gyswllt gyda'n darparwr iechyd galwedigaethol, Rheoli Iechyd
ychwanegu eich gwybodaeth at ein systemau adnoddau dynol a thechnoleg

Mae gennym gontractau gyda Rheoli Iechyd a darparwyr ein systemau adnoddau dynol a thechnoleg - maent wedi cadarnhau eu bod yn storio data yn ddiogel ac yn dilyn deddfau diogelu data. Rydym yn dal yn gyfrifol am gadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel a gwneud yn siŵr ein bod yn dilyn y gyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu mai ni yw’r ‘rheolwr data’ ar gyfer eich gwybodaeth bersonol.

Ni fyddwn fel arfer yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw un arall mewn ffordd a allai ddatgelu pwy ydych. Mewn rhai sefyllfaoedd prin mae’n rhaid i ni rannu eich gwybodaeth, er enghraifft:

rydym yn ymchwilio i fater diogelu
mae’r heddlu’n gofyn am y wybodaeth i’w helpu i ymchwilio i drosedd
mae llys yn ein gorchymyn i rannu’r wybodaeth

Weithiau byddwn yn rhannu ystadegau dienw gyda sefydliadau rydym yn ymddiried ynddynt er mwyn iddynt allu dadansoddi'r wybodaeth.

Storio eich gwybodaeth

Rydym yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel ar ein systemau mewnol.

Os ydych yn gwneud cais ar-lein am swydd fel aelod o staff Cyngor ar Bopeth, bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel ar system trydydd parti a elwir yn Jobtrain. Dim ond am 12 mis ar ôl i chi wneud cais y byddwn yn storio’ch gwybodaeth.

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i holi am y canlynol:

pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym
os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion
os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion

Ar gyfer rolau staff yn Cyngor ar Bopeth, anfonwch neges atom ar: Jobinfo@citizensadvice.org.uk

Ar gyfer rolau gwirfoddol y Gwasanaeth Tystion, cysylltwch â ni ar: ws-volunteering@citizensadvice.org.uk.

Os ydych chi eisiau cwyno

Os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi ymdrin â'ch data, gallwch wneud cwyn ar ein gwefan.